Bogføringsloven § 14

1. § 14

   Den bogføringspligtige skal udarbejde en efter aktiviteternes art og omfang afpasset beskrivelse af registreringen af transaktioner og af opbevaringen af regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal gøre det muligt for en person udefra med en rimelig viden om regnskab og den anvendte teknologi til enhver tid at følge, hvorledes registreringerne foretages, og hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift. Beskrivelsen skal affattes på et sprog, som er naturligt for offentlige myndigheder og med anvendelse af almindelig sprogbrug og sædvanlige fagudtryk på området.

2. Stk. 2.

   Beskrivelsen af registreringen af transaktioner skal i det mindste indeholde tilstrækkelige oplysninger om,
   1. 1) hvorledes systemerne sikrer fuldstændighed og nøjagtighed af det materiale, der danner grundlag for registreringer, herunder aftaler i forbindelse med elektronisk udveksling af data, der danner grundlag for registreringer,
   2. 2) hvorledes systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig registrering af transaktioner, herunder konteringsinstruks, benyttede edb-systemer, manuelle rutiner m.v., og
   3. 3) hvorledes automatisk genererede registreringer foretages, herunder beregningsgrundlag og beregningsformel.

3. Stk. 3.

   Beskrivelsen af opbevaringen af regnskabsmateriale skal i det mindste indeholde tilstrækkelige oplysninger om
   1. 1) de metoder, der benyttes ved opbevaring af regnskabsmateriale,
   2. 2) hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift, herunder oplysning om adgangskoder m.v., og om, hvorledes krypterede data oversættes, og
   3. 3) hvorledes registreringer i fremmed valuta omregnes til danske kroner.

4. Stk. 4.

   Uanset stk. 1-3 kan den bogføringspligtige, hvis denne anvender et standardsystem til registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale, undlade at udarbejde de nævnte beskrivelser. Undladelsen efter 1. pkt. er betinget af, at
   1. 1) der ikke er foretaget væsentlige tilretninger i standardsystemet og
   2. 2) leverandøren af standardsystemet har udarbejdet sådanne beskrivelser, som virksomheden opbevarer.